O mundo em que vivemos está em constante transformação. As empresas acompanham esse ritmo e estão sempre orientadas à busca de melhores resultados, através de inovação. No contexto corporativo essas mudanças podem ocorrer em diversas áreas, como financeira e operacional, mas invariavelmente, elas resultam em mudanças espaciais no ambiente de trabalho.
Como arquitetos, projetamos novos espaços para atender às necessidades de mudança dessas empresas. Os espaços são ferramentas essenciais no processo de transformação. No entanto, as pessoas precisam estar preparadas para o uso dos novos espaços, pois o sucesso da mudança depende de pessoas.
Para alcançar este sucesso, todos precisam enxergar a mudança como uma oportunidade de crescimento, não somente como uma reorganização do espaço físico. Por isso, é importante tratar o lado pessoal de todos os afetados pelo processo, pois é natural que mudanças gerem dúvidas, e consequentemente, resistência.
O Change Management é a Gestão da Mudança. É fundamental que esse processo seja realizado para alcançar o objetivo de engajamento das partes. Planejamento e comunicação são as ferramentas principais desse processo, que deve ser iniciado o mais cedo possível e caminhar em paralelo ao projeto de arquitetura.
Primeiramente, o objetivo principal da mudança deve ser definido pela alta gestão e comunicado internamente, assim como a nova cultura da empresa deve ser compartilhada com a equipe. Em se tratando do projeto de arquitetura, alguns procedimentos simples e eficazes podem ser usados para facilitar a transição, direcionando as pessoas a alcançar o mesmo objetivo da empresa, e é importante que esses procedimentos sejam constantes para não gerar insegurança nos envolvidos.
Por exemplo, a empresa pode apresentar o novo edifício, sua localização e seus arredores para seus futuros usuários. É recomendado explicitar os passos do projeto de arquitetura, bem como compartilhar suas aprovações, inclusive consultando, através de voto, sobre possíveis soluções, fazendo assim, com que todos sintam-se parte do processo. E é essencial celebrar as etapas com todos promovendo um maior envolvimento das pessoas.
Durante a execução da obra, podem também ser distribuídas fotos do andamento da obra e até mesmo excursões ao local com grupos de pessoas. Por fim, na conclusão da obra e para a importante celebração do início dessa nova etapa da empresa, no primeiro dia de uso do novo escritório, promover um evento de inauguração e um tour pelo novo ambiente de trabalho são uma ótima maneira de engajamento.
De forma resumida, esses são alguns dos objetivos e ferramentas do processo de implementação do Change Management durante uma reestruturação do ambiente de trabalho. Este processo, além de preparar e apoiar os indivíduos, permitirá que os usuários aproveitem o espaço em sua plenitude, abraçando a mudança e consequentemente alcançando o objetivo da transformação da corporação.
Acredito no poder do projeto para gerar soluções que afetam a transformação real da empresa, mas o sucesso da mudança depende das pessoas.
Carolina Correia dos Santos
Arquiteta Coordenadora da LPA