O mundo está passando por um momento único: a pandemia causada pelo Coronavirus provocou uma desaceleração mundial e nos obrigou a enfrentar uma quarentena mundial. De uma hora para outra tivemos que nos recolher aos nossos lares e adequar as nossas rotinas.
As crianças os professores deixaram de ir para as escolas, participando de uma experiência educacional 100% digital e até agora inédita
As famílias estão enfrentando a realidade de estarem todos juntos dentro de casa, dividindo as tarefas e espaços.
E as empresas que tiveram a possibilidade de permitir que os colaboradores trabalhassem em casa, implantaram rapidamente o Home Office.
O sistema de trabalho remoto teve a sua primeira onda de implantação há 1 década, quando grandes empresas o implementaram com o objetivo de economia de gastos. Não deu certo e muitas empresas voltaram atrás. A segunda onda, mais recente, teve como principal objetivo a retenção de talentos (geograficamente espalhados), e foi bastante usual para Startups.
Acontece que o surto do COVID-19 é responsável por uma experimentação forçada do Home Office: nesse sentido, estamos vivendo a terceira onda de Home Office.
A LPA ficou curiosa para ouvir as Empresas, e fizemos uma pesquisa entre os dias 08 e 12/04 para saber como essa transição violenta de um modelo de trabalho para o outro está vivenciada. Vale dizer que esta pesquisa reflete este momento, ou seja, o final da terceira semana de quarentena na cidade de São Paulo.
Na nossa opinião, e devido a situação excepcional que estamos vivendo, o Home Office não entrega todo o seu potencial como modelo de trabalho. Em outros termos, estamos experimentando um Home Office adaptado com colaboradores se deparando com tarefas domésticas e crianças em casa, assim que o trabalho não pode ser desempenhado com o rendimento mais elevado.
Vamos aos resultados?
A tecnologia desempenha um papel fundamental neste processo. Pela nossa pesquisa 59,3% das empresas estavam tecnologicamente preparadas para enfrentar a situação e 35,6% estavam parcialmente preparadas.
A pandemia esta nos mostrando que SIM, o Home Office funciona e é bastante eficiente. 88,1% das respostas diz que a adaptação para as atividades virtuais é um sucesso. Mas o que mudou da primeira onda de Home Office para hoje? Trabalhando em Home Office as pessoas conseguiam se concentrar e produzir bem quando sozinhas, porém a colaboração não fluía bem naquela época, não existiam ferramentas colaborativas. Isto mudou.
Atualmente existem inúmeras plataformas colaborativas, que permitem a troca de ideias, conversas, compartilhamento de imagens, arquivos, etc.. Estas ferramentas são os atores principais que permitiram o Home Office nesta onda.
Podemos destacar as mais mencionadas na pesquisa: Microsoft Teams, Zoom e Skype para reuniões, além de empresas que possuem sistemas próprios de vídeo conferência e comunicação interna. Através destas plataformas as equipes estão em contato direto, colaborando o tempo todo, diariamente como demonstra o resultado da pesquisa.
Plataformas para gestão de atividades como Asana e Trello também foram bastante mencionadas.
Apesar dos gestores estarem satisfeitos com o desempenho do time trabalhando de casa, apenas 23,7% tem controle do desempenho das equipes neste sistema. Acreditamos que aqui existe uma grande oportunidade para o desenvolvimento de ferramentas e metodologias para este controle de desempenho da equipe.
Além de áreas que classicamente já trabalham no sistema remoto como a área de vendas por exemplo, foi possível também concluir que áreas com maior autonomia como o Management ou áreas com processos bem estabelecidos como Administrativa e Financeira tem maior facilidade para se adaptar a este sistema.
Já as áreas que demonstram maior dificuldade para adaptação são as funções ligadas a operações e facilities.
Também pudemos constatar que a maioria das empresas têm adotado ações de Liderança Situacional com o foco no bem estar e saúde emocional dos colaboradores. O contato diário e a conversa com os colaboradores é a maior ferramenta para enfrentar o momento. Além disso, dependendo do tamanho da organização são oferecidos diversos outros suportes como: aplicativos de meditação, disponibilização de consultas online, grupos de apoio para discussões, happy hour virtual e muitas outras ações.
Perguntamos se as pessoas estão sentindo falta do ambiente de trabalho e apesar do índice de satisfação ser bem alto, a grande maioria dos entrevistados (78%) disseram que sentem falta do ambiente de trabalho. Segundo um estudo realizado pelo Gensler Research sobre o Workplace em 2020, as pessoas preferem trabalhar no escritório a em qualquer outro lugar, seja em casa, em uma cafeteria ou em um coworking. A liberdade e flexibilidade são muito valorizadas, mas o ambiente do escritório é fundamental. Como nós da LPA sempre falamos o escritório se tornou muito mais do que um ambiente de trabalho, é um PONTO DE ENCONTRO, é onde as pessoas se encontram para colaborar, trocar experiências e criar juntas.
A área que as pessoas mais sentem falta, segundo a pesquisa é a área de Staff, ou seja, a área das mesas de trabalho propriamente ditas. Entendemos que este resultado reflete duas realidades:
- A infraestrutura de mobiliário e tecnologia no ambiente de trabalho é superior à existente nas residências;
- A proximidade ao time certamente é um diferencial também.
Na sequência constatamos que os Espaços Informais aparecem em 2º lugar, seguidos de Salas de Brainstorming. Estas áreas são áreas de COLABORAÇÃO, fundamentais no layout.
Por fim perguntamos o que as empresas pretendem fazer ao final desta pandemia. 51,7% dos entrevistados disseram que pretendem retomar os seus hábitos de trabalho no escritório, 33,3% estão pesando em modificar a organização do trabalho no mesmo espaço e 13,3% estão cogitando reduzir o tamanho do escritório.
Acreditamos que mesmo as empresas que estão se preparando para retornar ao trabalho sem fazer maiores reflexões sobre a maneira de trabalhar neste momento, terão que se adequar a novas necessidades, para garantir aos colaboradores segurança e saúde dentro do ambiente de trabalho.
Certamente teremos um distanciamento social maior, o que vai ter implicações no espaço físico no curto prazo. Provavelmente na volta ao trabalho teremos mesas sem uso entre um colaborador e outro, aumentando o distanciamento, assim como usaremos máscaras. Compartilhar equipamentos será praticamente impossível ou demandará higienização mais frequente. O uso de materiais com propriedades de fácil higienização será adotado. Haverá uma mudança de hábitos.
O mundo vai mudar após esta pandemia, e o sistema de trabalho remoto será uma opção real e viável para as empresas. Pois está claro que o Home Office funciona. Com o usufruto otimizado do trabalho remoto, as empresas poderão disponibilizar de espaços menores para o trabalho concentrado. Ao mesmo tempo, a valorização dos encontros em espaços colaborativos será intensificada, pois as pessoas irão para as empresas para encontrar colegas, clientes e parceiros, compartilhar informações e experiências, fazendo do escritório um hub inteligente de colaboração e inovação.
Acreditamos que vamos migrar para um sistema híbrido, com maior flexibilidade
Mas a certeza que temos é que o Ambiente do Escritório ainda tem um valor inestimável. Construir relacionamentos, trocar experiências, encontrar pessoas, fortalecer a cultura das organizações e conviver é o que importa. Tudo isto acontece no Escritório.